Buenas Prácticas en la Creación, Prueba e Implementación del Formulario

Acerca del Producto

Las herramientas proporcionadas en el portal de ProntoForms sustentan las mejores prácticas para la creación, prueba e implementación de formularios. A continuación se sugiere la mejor metodología para crear nuevos Formularios en un recinto de producción con sugerencias para las pruebas más meticulosas, las que asegurarán que los nuevos Formularios se pongan en marcha en dicho recinto.

El primer paso que un Administrador ProntoForms debe seguir es crear un entorno de prueba dentro de su Equipo de Producción. Para esto, el Administrador debe:

Creación de un Entorno de Prueba

Crear un FormSpace de Prueba

Aunque no es completamente necesario crear un FormSpace separado para el desarrollo del formulario (ya que el acceso a los formularios se puede gestionar por completo por medio de los estados y permisos éste), la mayoría de las organizaciones encuentran más fácil gestionar sus formularios de “Prueba” si se mantienen por separado, particularmente si el equipo tiene muchos formularios.

Al crear un FormSpace de desarrollo, lo mejor es darle un nombre descriptivo – como “FormSpace de prueba” – para evitar confusión. Se recomienda que establezca la Dirección de correo electrónico de contacto de problemas con el correo electrónico del desarrollador principal de los formularios. Si ocurre algún problema con el servidor en este FormSpace, se notificará a esta dirección de correo electrónico.

Crear un Grupo de Prueba

Crear un  “Grupo de Prueba" con los permisos bien configurados permite a ciertos usuarios acceder y enviar datos a sus formularios de desarrollo.

Permisos

Los permisos que establezca pueden variar dependiendo de su método de prueba exacto. Por ejemplo, podría querer “Probar” usuarios para que solo envíen datos al formulario activo en su FormSpace de Prueba, si la versión del “proyecto” permanece con bastante actividad.

• Puede probar: permite a los usuarios acceder y enviar datos al formulario Borrador en este FormSpace.
• Puede enviar: permite a los usuarios acceder datos a los formularios activos en este FormSpace.

También puede agregar los permisos “Permite consultar” (que permite a los usuarios ver los registros de datos enviados para este FormSpace) y los permisos “Permite crear” (que les permite crear formularios en este FormSpace). Nótese que estos permisos no son consistentes con aquellos normalmente recomendados en la Producción de FormSpaces y permitirá a los Grupos asignados al FormSpace de Prueba todos los permisos que pudieran requerir para hacer formularios de prueba. No se recomienda agregar más usuarios que aquellos requeridos para el proceso de Formulación y Prueba a los grupos con estos permisos.

Creación y Prueba de Formularios

Crear un Formulario de Prueba

Dependiendo de la complejidad de su formulario, este paso podría ser rápido o tomarle tiempo. Antes de agregar cualquier Página o Preguntas a su formulario, es mejor si tiene un bosquejo que resuma el diseño deseado del Formulario. Al crear este diseño, considere: las Preguntas que quisiera hacer, el orden que debe seguir el formulario, la segmentación de las Preguntas en las Páginas, el tipo de Preguntas (o control) que le gustaría utilizar y el tipo de datos que obtendrá cada Pregunta. Para una lógica compleja, puede ser útil dibujar un cuadro de flujo para asegurarse de comprender los pasos requeridos.

Se pueden querer muchos tipos de entradas para el Formulario nuevo y el creador debe estar consciente de los distintos tipos de control que se pueden utilizar. Vea TIPOS DE DATOS Y PREGUNTAS.

Consejos para la creación del formulario:

• Cuando establezca un Nombre a su Formulario nuevo, utilice un prefijo que lo identifique como un Formulario de Prueba, por ejemplo “PRUEBA_Formulario Nuevo”. Esto facilitará que los usuarios que tienen los formularios de prueba y de producción en sus dispositivos no envíen datos de producción en los formularios de prueba.
• Puede ser más fácil redactar su formulario en etapas; por ejemplo, si una página emplea algún cálculo o lógica complicada, lo mejor es probarla y asegurarse que todo funcione antes de crear más preguntas que dependan de esta página.
• Los formularios pueden existir en uno de dos estados: Borrador y Activo. El Estado de Borrador es útil para redactar formularios y los formularios se pueden dejar en este estado mientras se construye para reducir el exceso de versiones. Sin embargo, solo los Formularios Activos tienen versiones adicionales; si se cometen grandes errores en la creación, es más fácil revertirlo a una versión anterior del formulario. También puede comparar versiones y encontrar en qué versión comenzó un error para localizar la causa.

Probando su Formulario

• Revise el formulario como si fuera un usuario, no un creador de formulario; asegúrese que el flujo tenga sentido para el uso y que las instrucciones sean claras. Se aconseja, una vez que el formulario funciona bien, hacer que un usuario de dispositivo móvil lo pruebe estrictamente en esa plataforma.
• Asegúrese de probar cada paso del proceso, desde completar los campos del formulario hasta enviar los datos al servidor de ProntoForms. Si se va a enviar el formulario, pruebe antes esta acción.
• Crear envío de datos de prueba con una variedad de entradas. Enviar datos típicos y correctos, pero también probar con datos incorrectos; los usuarios cometerán errores y es importante que estos errores no eviten que el formulario funcione correctamente. Recuerde que puede establecer límites a algunas preguntas (máximo de decimales, valores máximos y mínimos) para guiar a sus usuarios; recibirán un error detallado si ingresan valores que no estén dentro de estos límites.
• Enviar formularios con algunas preguntas y páginas sin responder. Puede encontrar que algunas preguntas necesitan marcarse como “Requeridas” para un funcionamiento óptimo.
• Cálculos de Prueba con varias entradas (incluyendo 0). Haga sus cálculos y compare para asegurarse que los cálculos sean los correctos.
• También pruebe cualquier Destino de Datos nuevo o actualizado en este punto. Si el filtro está configurado, envíe las pruebas que coincidan con las reglas del filtro así como otros envíos de prueba que no coincidan.
• Si el formulario va a utilizar fuentes de datos, asegúrese de utilizarlas en sus pruebas; la configuración de fuentes de datos incorrectos pueden causar mensajes de errores o llevar a datos incorrectos.

Implementar Formularios a Producción

Una vez completado el formulario, utilice la función Copiar Formulario para hacer una copia de éste en la producción apropiada de FormSpace. En este momento, asegúrese de quitar el prefijo que indica que es un Formulario de Prueba. De esta manera, los usuarios que están en el Grupo de Prueba podrán discriminar los Formularios de Prueba de los Formularios de Producción. También asegúrese de utilizar la opción Copiar como Formulario Activo para que la copia puesta en la producción FormSpace esté en el Estado Activo. Si esta es una versión de prueba de un formulario existente, elija “Copiar como Versión Nueva”.

Una nota sobre los Orígenes de Datos

Los Orígenes de datos adjuntos al Formulario de Prueba por defecto también se copiarán en la producción de FormSpace. Si el Origen de Datos ya existe con el mismo nombre en la producción de FormSpace, se deben tomar precauciones para asegurar que el Origen de Datos correcto permanezca enlazado con el formulario correcto y que ningún dato se sobrescriba involuntariamente. Si no está seguro respecto a cómo proceder a copiar formularios con fuentes de datos, por favor contacte al sistema de Apoyo de ProntoForms para asesoría.